Activitățile prevăzute în cadrul acestuia contribuie semnificativ la atingerea obiectivelor programului și ai indicatorilor de realizare și rezultat, în conformitate cu specificațiile din Ghidul Solicitantului pentru CP 10/2018 și corelate cu ”Planul integrat pentru simplificarea procedurilor administrative aplicabile cetățenilor”, ”Ghid pentru planificarea și fundamentarea procesului decizional din administrația publică locală”:
- Analiza ex-post pentru Hotărârile de Consiliu Local elaborate/aprobate începând cu anul 2016 contribuie la atingerea indicatorului de rezultat 5S18 și a indicatorului de realizare 5S57, prin Activitatea 6.
- Crearea unei arhive digitale și administrarea electronică a documentelor contribuie la atingerea indicatorilor POCA - 5S20 indicatorul de rezultat, si 5S59 indicatorul de realizare prin realizarea Activității 4 și 5.
În acest scop va fi implementată o soluție de arhivă electronică, managementul documentelor și registratura electronică care vor permite reproiectarea proceselor și procedurilor interne în vederea operaționalizării activităților astfel încât să se reducă documentele pe suport de hârtie ce se manipulează intra-departamental cu minim 60%. Sistemul informatic va promova schimbul de documente electronice de la intrare (scanarea documentelor la depunere) și pănă la transmiterea răspunsului (hărtie sau document semnat electronic).
Modulul de arhivă electronică va asigura:
- un mediu adecvat pentru evidența electronică a documentelor și a materialelor istorice care necesită protecție permanentă, îngrijire și prelungirea duratei de viață;
- facilitarea procesului de luare a deciziilor prin punerea la dispoziție a informațiilor relevante în format fizic și electronic, persoanelor cu drepturi de acces care le solicită, atunci cand sunt necesare;
- îmbunatățirea productivității și reducerea masivă a costurilor prin eliminarea sau minimizarea timpilor necesari regăsirii documentelor sau a refacerii acestora. Modul de management al documentelor va asigura gestiunea unitara a documentelor și registratura electronică, care să asigure funcțiile primare legate de lucrul cu documentele: registratura electronică, circulația documentelor, crearea ș i aprobarea documentelor, depozitarea documentelor electronice.
